10 consejos para optimizar el archivo en tu oficina

23 Noviembre 2015
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10 consejos para optimizar el archivo en tu oficina
Se acerca el final de año y es el momento de archivar el 2015 y preparar espacio para el 2016.

 Debemos guardar la documentación de forma que sea fácil localizarla y pensar donde van a ir a parar las facturas que nos llegarán.

Descubre la selección que te hemos preparado en nuestro especial archivo y clasificación con descuentos de hasta el 50%. No dejes que se escapen esas ofertas.  Ahora vamos a por los consejos.

 

  1. Dossieres y bandejas al alcance de la mano: Archivar debe ser algo rápido y sencillo. Si cada vez que debes archivar algo tienes que levantarte, lo normal es que acabes no haciéndolo. Tienes la opción de guardar la información en dossieres y bandejas y cuando dispongas de una cantidad acudir al archivador.
     
  2. Clasifícación alfabética: Algunos intentan clasificar por proyectos o por áreas, cosa que multiplica la probabilidad de no encontrar algo cuando no recuerdas dónde lo archivaste. En un sistema alfabético al final todo se archiva por tema, proyecto, persona o empresa, así que sólo tendrás que mirar en tres o cuatro sitios como mucho si no recuerdas por qué criterio lo archivaste.
     
  3. Ten siempre muchas carpetas disponibles: Si archivar ha de ser una tarea lo más rápida y sencilla posible, a la hora de archivar es fundamental tener a mano un buen número de carpetas disponibles.
     
  4. Mantén los archivadores por debajo de los tres cuartos de su capacidad: si no lo haces así al verlos llenos te resistirás a archivar más cosas y terminarás amontonándolas. Además, si están demasiado llenos, la búsqueda de cualquier documento será mucho más difícil y te llevará más tiempo.

    Para mantener los archivadores por debajo del límite recomendado debes purgarlo periódicamente. Si ves que te resulta difícil mantenerlo bajo control, considera mover documentos con poca probabilidad de ser consultados (proyectos cerrados, ex-clientes, facturas antiguas…) a otro archivador más alejado de tu espacio de trabajo.
    En cualquier caso, lo que debes tener siempre en cuenta es que si merece la pena guardar algo lo mejor es hacerlo de manera que sea fácilmente accesible o, de lo contrario, ¿para qué guardarlo?
     

  5. Etiqueta tus carpetas con un generador de etiquetas automático: Las etiquetas con letra impresa son muy fáciles de identificar. Descarta escribir porque cuando menos nos interesa nos sale la letra de receta médica.
     
  6. No escatimes en calidad de tus archivadores o clasificadores: Hay diferencias de precio muy importantes entre un archivador de primera calidad y uno que no lo es. También la hay unos meses más tarde entre la suavidad y el silencio con que siguen deslizándose los cajones del primero y los constantes atascos y chirridos del segundo. Haz  una inversión inteligente y cómprate un buen archivador. Descubre la gama de archivadores monobloc Bisley que además ya te vienen montados tal y como su nombre indica.
     
  7. La opción de las carpetas colgantes: hay quien considera este tipo de archivadores menos efectivos por ser menos flexibles y más formales que otros tipos de archivo. Cada maestrillo tiene su libro. Lo importante es que recuerdes que las carpetas colgantes para armarios tendrán el visor en el lateral y las carpetas colgantes para cajones tendrán el visor en la parte superior.
     
  8. Actualiza tus archivos al menos una vez al año. De este modo no sólo evitarás que tu archivo acabe convirtiéndose en un “agujero negro” sino que también podrás permitirte el placer de archivar cosas  del tipo “Y si”. Ya que sabes que unos meses más tarde vas a revisarlo y tirarás todo lo que no tenga sentido conservar. Por ejemplo aprovecha las esperas al teléfono para ir depurando poco a poco el archivo. 
     
  9. Archivo definitivo: una limpieza al año no hace daño y que mejor momento que el final de año para mandar archivo definitivo lo que no debes consultar de forma periódica.
     
  10. Utiliza el archivo: estos consejos no sirven de nada si no usas tu archivo constantemente. Si ves que te sigue costando trabajo archivar revisa de nuevo los puntos anteriores e intenta ver dónde podrías mejorar para hacer la tarea de archivar algo casi automático que no te suponga pereza alguna.
     

Llegados a este punto vamos a dar carpetazo al asunto y que el archivo te sea leve y productivo.

 

     

     

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